เทคนิคช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย สำหรับการจัดเลี้ยงนอกสถานที่

เทคนิคช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย สำหรับการจัดเลี้ยงนอกสถานที่ สำหรับใครที่เป็นมือใหม่ ที่รับหน้าที่เป็นเจ้าภาพหรือแม่งานในการจัดงานเลี้ยง ไม่ว่าจะเป็นงานปาร์ตี้ งานมงคล หรือแม้กระทั่งงานสัมมนาต่าง ๆ สิ่งที่ทำให้ปวดหัวคงหนีไม่พ้นเรื่องของค่าใช้จ่าย ที่จะต้องควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนดเอาไว้ และในฐานะแม่งานที่รับจัดงานเลี้ยง การวางแผนงานคือสิ่งที่สำคัญที่สุด ซึ่งคุณจะต้องรู้ถึงรูปแบบของงาน จำนวนคน เมนูอาหาร เพื่อให้เห็นถึงรายละเอียดของค่าใช้จ่ายที่ต้องควบคุม และทำให้การจัดงานเลี้ยงเกิดความราบรื่นมากที่สุด

แต่จะมีวิธีการใดบ้าง ที่สามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย และทำให้การจัดงานเลี้ยงสร้างความประทับใจให้กับแขกที่มาร่วมงาน วันนี้เราอยากจะมาแชร์ถึงเทคนิคดี ๆ ของการจัดงานเลี้ยงที่คุณสามารถทำได้ง่าย ๆ ให้ได้รู้กัน 

รู้จักกับรูปแบบการจัดงานเลี้ยง ก่อนเริ่มวางแผนงาน

เพราะทุกงานเลี้ยงต่างก็มีจุดเด่นเฉพาะตัวที่แตกต่างกัน การรู้ว่ารูปแบบของงานเป็นอย่างไร จะช่วยให้คุณสามารถจัดองค์ประกอบได้อย่างเหมาะสม ทั้งในเรื่องของขั้นตอนการเตรียมงาน การจัดเตรียมสถานที่ รวมถึงรายละเอียดของอาหารและเครื่องดื่มที่ใช้เสิร์ฟในงาน ซึ่งเมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าจะจัดงานในรูปแบบใด คุณก็จะสามารถเลือกผู้รับทำอาหารจัดเลี้ยงได้อย่างตอบโจทย์  

เรามารู้กันก่อนว่ารูปแบบการจัดงานเลี้ยงมีอยู่กี่ประเภท และแบบไหนมีสไตล์การจัดงาน รวมถึงวิธีการเสิร์ฟอาหารอย่างไร คุณจะได้วางแผนค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง

การจัดงานในรูปแบบสัมมนา หรือประชุม

รูปแบบการจัดงานประเภทนี้มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป ซึ่งเรามักจะคุ้นเคยกับการจัดงานสำหรับการประชุม การให้ความรู้ หรือการทำเวิร์คช็อป โดยภายในงานจะเน้นการเสิร์ฟอาหารว่างในรูปแบบกล่อง หรือที่เรียกกันว่า “สแน็คบ็อกซ์” ซึ่งเหมาะสำหรับการจัดเลี้ยงที่เน้นความสะดวก คล่องตัว นิยมเสิร์ฟเป็นอาหารว่างเพื่อรับประทานในช่วงพักเบรก

นอกจากนี้ อาหารว่างแบบกล่องยังนิยมนำไปเสิร์ฟในการจัดงานที่เป็นกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งในงานแรลลี่ งานบวช งานบุญ เป็นต้น ซึ่งสแน็คบ็อกซ์มีข้อดีอย่างสามารถสั่งได้ในจำนวนมาก จัดการง่าย รวดเร็ว และอยู่ภายใต้งบประมาณที่สมเหตุสมผล

การจัดเลี้ยงประเภทบุฟเฟต์ (Buffet)

นึกถึงงานเลี้ยง หลาย ๆ คนอาจนึกถึงรูปแบบการจัดงานแบบบุฟเฟต์ ซึ่งเป็นหนึ่งในรูปแบบการจัดเลี้ยงที่คุ้นเคยและได้รับความนิยมเป็นลำดับต้น ๆ เพราะสามารถเข้ากับงานเลี้ยงได้เกือบทุกประเภท อีกทั้งยังมีอาหารให้เลือกหลากหลาย ตอบโจทย์ความต้องการของแขกที่มาร่วมงานได้อย่างครอบคลุม

หัวใจหลักที่ทำให้การจัดงานเลี้ยงในรูปแบบนี้ครองใจหลาย ๆ คน คือความคุ้มค่าของอาหาร และสามารถรองรับกับปริมาณแขกที่มาร่วมงานได้จำนวนมาก ภายใต้ค่าใช้จ่ายที่ไม่สูงจนเกินไปนัก นอกจากนี้ยังช่วยทำให้บรรยากาศของงานดูเป็นกันเองมากขึ้นอีกด้วย 

การจัดเลี้ยงประเภทค็อกเทล (Cocktail)

แม้ว่าจะมีรูปแบบอาหารให้เลือกหลากหลายคล้ายกับการจัดงานในแบบบุฟเฟต์ แต่ก็ไม่เหมือนกันเสียทีเดียว เพราะการจัดวางและเสิร์ฟอาหารมาในรูปแบบพอดีคำ โดยไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะเพื่อรับรองแขก จึงทำให้การจัดงานรูปแบบนี้เหมาะสมกับงานเลี้ยงที่ไม่มากพิธี แต่เน้นบรรยากาศที่สบาย ๆ เพื่อให้ทุกคนสามารถสนุกและผ่อนคลายได้   

สำหรับการจัดงานเลี้ยงในแบบค็อกเทลที่ทำให้ได้รับความนิยม นั่นก็คือ “ต้นทุนการจัดงาน” ที่ไม่ต้องใช้ค่าใช้จ่ายที่สูงมาก ด้วยรูปแบบของงานที่ให้แขกบริการตนเอง จึงไม่ต้องเตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ ให้วุ่นวาย โดยอาจจะมีการจัดวางโต๊ะสำหรับนั่งเพียงไม่กี่โต๊ะ เพราะงานในรูปแบบนี้นิยมให้แขกที่มางานได้ยืนสนทนากันนั่นเอง 

การจัดเลี้ยงประเภทโต๊ะจีน (Chinese Style)

เราอาจคุ้นเคยกับงานเลี้ยงแบบโต๊ะจีนมากที่สุด เพราะได้รับความนิยมนำมาใช้จัดงานเกือบแทบทุกประเภท ด้วยรูปแบบการจัดเลี้ยงที่สามารถนั่งรับประทานอาหารได้อย่างพร้อมหน้าพร้อมตา และมีพนักงานคอยเสิร์ฟอาหารให้อย่างทั่วถึง และสามารถรองรับแขกได้จำนวนมาก โดยมาตรฐานแล้วโต๊ะ 1 ตัว จะสามารถรองรับแขกได้จำนวนตั้งแต่ 8-12 คน 

ด้วยรูปแบบการจัดเลี้ยงที่นับเป็นหัวต่อโต๊ะ ทำให้สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังมีรูปแบบอาหารคาวหวานที่แตกต่างจากรูปแบบการจัดเลี้ยงอื่น ๆ ปรุงพร้อมเสิร์ฟตามจำนวนโต๊ะ โดยจะมีพนักงานคอยจัดเสิร์ฟตามลำดับ เริ่มตั้งแต่อาหารเรียกน้ำย่อยไปจนถึงมื้อหลัก และจบด้วยของหวาน ทำให้ลดปัญหาอาหารไม่เพียงพอ อีกทั้งยังทำให้งานดูเป็นระเบียบ ง่ายต่อการดูแล และอยู่ในราคาที่เราสามารถเลือกได้ 
เคล็ดลับประหยัดทุนจัดงานเลี้ยงแบบมืออาชีพ

ทำความเข้าใจกับรายละเอียดงานเลี้ยงแต่ละรูปแบบกันไปแล้ว เราเชื่อว่าเจ้าภาพจำเป็นหลาย ๆ คนน่าจะเริ่มมองเห็นโครงสร้างงานเลี้ยงของตัวเองกันบ้างแล้ว แต่แค่นั้นยังไม่พอ เพราะการควบคุมงบประมาณการจัดเลี้ยงยังขึ้นอยู่กับรายละเอียดปลีกย่อยต่าง ๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับการจัดงานที่คุณต้องการ และนี่คือเคล็ดไม่ลับที่เหล่านักจัดงานมืออาชีพเลือกใช้ ที่จะช่วยประหยัดงบการจัดงานได้อย่างตั้งใจ 
คำนวณจำนวนแขกผู้เข้าร่วมให้ชัดเจน

หากคุณต้องการควบคุมงบประมาณในการจัดงาน จะต้องเริ่มต้นจากการสำรวจแขกผู้เข้าร่วมงานเป็นอันดับแรก และเมื่อคุณได้จำนวนแขกเป็นที่แน่นอนแล้ว คุณอาจจะต้องมีการสำรองที่นั่งเอาไว้เพิ่มเติมสักเล็กน้อย คิดในแง่ดีเอาไว้ว่าเผื่อเหลือดีกว่าขาด ยิ่งถ้างานไหนที่คุณอยากหาผู้รับจัดงานเลี้ยงมาช่วยเสริมให้งานดูมีสีสันมากยิ่งขึ้น ก็สามารถเสนอรูปแบบการจัดงานที่คุณต้องการไปได้เลย เพื่อคุณจะได้รู้ราคาของการจัดงานเลี้ยง และสามารถทำการวางแผนในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสะดวก จัดงานได้อย่างรอบคอบ

คำนวณงบประมาณให้ครอบคลุมและไม่บานปลาย

แม้ว่างบประมาณจะเป็นสิ่งแรกที่ต้องนึกถึง แต่บางครั้งก็ยากที่จะควบคุมได้ แต่สำหรับแม่งานมือใหม่ การคำนวณราคาการจัดงานจากทุกรายละเอียดอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก ซึ่งวิธีการแก้ไขของปัญหานี้ก็คือ การกำหนดงบประมาณโดยรวมที่ต้องการใช้ขึ้นมา และหารด้วยจำนวนผู้เข้าร่วม พร้อมบวกราคาเพิ่มเติมในกรณีที่มีรายการเสริม เพียงเท่านี้ก็สามารถมองเห็นตัวเลขโดยประมาณได้ พร้อมบริหารให้อยู่ในงบที่ตั้งไว้ได้อย่างเหมาะสม